從「家好月圓」看餅店數碼化

相信很多觀眾在過去的週日定必是觀看「家好月圓」的大結局，過中劇情提及不少將餅店企業化，筆者就嘗試借這個機會探討一下如果將餅店數碼化。

餅店跟其它類些店輔有很多不同之處，應用數碼化的系統亦不一樣，由原材料到製成食品，以致運輸到各餅店，存貨及訂單管理，營銷系統等等，都是數碼化過程中將會遇到的挑戰。

香港傳統餅家如 「恒香老餅家」過去亦隨著資訊科技的步伐逐漸邁向現代化，開業超過八十八年的恒香老餅家，經營的業務已由開業時的酒樓業務轉化?現時?所熟悉的餅店業務。時代的進步，對於恒香老餅家的改變並不止於從昔日的紙盒裝月餅，改變?現時的鐵盒裝；手點餅咭到亦轉換成現時的電腦化系統。

這種傳統餅家過去–直沿用舊式的系統支援公司業務，既只能支援一般的簡單運算，亦無法提供全面的營運資料，對於員工的工作量亦未能減輕，尤以每年最繁忙的中秋節期間，員工須於每日餅店關鋪後以人手點算當日回收到的餅咭數目，以預計翌日所需的造餅數量。由於餅咭的數量繁多，員工往往需要工作至深夜，整個過程既浪費時間且準確度不高。

假若善用一些商業系統如企業資源規劃系統(Enterprise Resources Planning)後，情況亦大大改善，企業資源規劃系統使用共同的資料庫來處理及儲存生產、營銷、人力資源管理、研發、財務等功能部門的業務資料，因而降低不同部門間資料重複或是資料不一致的機率。

企業資源規劃系統的資料主要是由工作流程上的活動所產生的，所以企業資源規劃系統也整合工作流程在一個系統內，讓任何一個活動所產生的資料變動，能夠即時地反應在各個部門所需使用的功能模組中，產生工作流程自動化的效益。

有了企業資源規劃系統之後，用戶就可以藉著企業資源規劃系統的資料庫來分享經營狀態資訊，不但管理階層可以即時掌握各個業務負責人員的業績、擴大管理幅度、扁平機構階層，更因為業務人員也可以隨時了解機構狀況，而得以授權給業務人員在權限範圍內當家作主，快速反應市場變化的需求。

目前「恒香集團」也有運用類似系統及其特設的功能，以配合餅咭業務的發展。恒香現時出售的餅咭已全部印上數碼卷標，目的是?了於餅咭回收時，能輕易地讀取有關資料。例如該餅咭于何時何地售出及換領，這些資料對於瞭解各分店的銷售情況及預計各分店所需的存貨量很有幫助。在人力資源方面，簡單的讀取程式可節省一至兩名員工，同時亦可減輕其他員工的工作量。此外，由於糕餅的貯存期有限，準確的預算及營運安排能大大地減少不必要的浪費。

最後及相當重要的一步，管理層及員工對新系統的支持及加上適當的培訓是必需的，特別是大部份員工均為造餅師傅或閘市人員，對於電腦的認知程度較低，因此簡單易用的電腦系統正可迎合他們的需要，所以在系統設計介面 (User Interface) 需要花多一點心機，設計絕不宜太高深和複雜，且要提供足夠的支援。

有了以上的一切準備，員工和系統更加充份發揮，令到業務蒸蒸日上，那就「家好月圓」。

(刋登於資本一週) - 2008年9月27日