踏進新的一年,亦是很多企業的新財政年度,固然,有很多新開發的資訊系統亦會應運而生,但部份企業在策劃系統開發時,往往忽略「整體擁有成本」而令到最後開發成本超支而大失預算。曾經有調查關於香港中小企資訊科技採購習慣,結果發現大部份受訪公司在選購系統時不考慮無形費用,只有約30%的公司表示在選購系統時會顧及保養費用,另外約有有 22.8%的受訪公司會考慮系統引致停工的損失。
所謂整體擁有成本（Total Cost of Ownership）是指採購或開發資訊科技產品或系統的成本,其成本計算包含所使用的硬件、軟件、維護、升級、內部員工訓練,以及提供技術支援的顧問等,例如:當企業採購電腦時,完全負擔成本則包括服務與支援、網路、安全、員工訓練、軟體授權等。整體擁有成本通常會再與Return of Investment (投資報酬率)作比較才能看得出採購的可行性。
談到這些成本,主要分成兩大類: 直接成本及間接成本。直接成本 (Direct Costs) 是可以由資訊科技的預算中獲得,不過許多企業多半沒有確實查核資訊系統成本，並且對於系統資源的配置、數量與人力支出並沒有詳細的紀錄。而間接成本 (Indirect Costs) 是使用者提供資訊系統支援時所產生的成本,這是大部份企業都沒有預算的隱藏成本,也是較模糊的地帶。故此,間接成本往往會在未知的情況下成長,而導致最後整個系統開發變得超支及超時,甚至在最壞的情況可能令到整個項目變成「流產」。
當今天大部份企業都開始網絡化及電子化,優化現存的系統變成了必然的方案,但在優化的過程涉及大量資源,故此,妥善的資源系統管理模式是不可少,當中包括有效地計算成本, 而「整體擁有成本」能夠令企業更準確、更清楚地安排資源,避免企業忽略一些潛在成本。
最後,若然今年經濟不幸變得逆轉,企業面對競爭唯有繼續甚至加速優化資訊系統,那麼,一套完善、有規劃的成本方案是最為重要,不單止可以控制到成本、亦可以有效地計算到預期的效益,對於企業的持續發展是非常關鍵的。
刊登於星島求職廣場專欄 : 中小企 2.0 (27.01.12)
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